Συμβουλές για μια επιτυχημένη παρουσίαση

Όσοι εργαζόμαστε στο φαρμακευτικό χώρο αργά ή γρήγορα θα χρειαστεί να κάνουμε κάποια παρουσίαση σε κοινό. Ειδικά αν ανήκετε στο τμήμα marketing όπως εγώ, τότε οι παρουσιάσεις αποτελούν καθημερινότητα και το PowerPoint, το πρόγραμμα που χρησιμοποιούμε στον υπολογιστή, περισσότερο από οποιοδήποτε άλλο.

Ακόμα θυμάμαι την πρώτη παρουσίαση που έκανα ως product manager σε μια από τις συναντήσεις πωλήσεων της εταιρείας και οι χτύποι της καρδιάς μου είχαν χτυπήσει κόκκινο! Από τότε πέρασε πολύς καιρός και αυτό που μπορώ να πω είναι ότι η εμπειρία είναι μεγάλος σύμμαχος, αλλά υπάρχει σίγουρα και πιο σύντομος δρόμος που όμως απαιτεί προσπάθεια και εξάσκηση, όπως εξάλλου και καθετί στη ζωή.

Αφορμή για το post αυτό, αποτέλεσε ένα άρθρο που διάβασα πρόσφατα στο HBR με τίτλο “How to Give a Killer Presentation” από τον Chris Anderson, τον ιδιοκτήτη του TED και πραγματικά με συνεπήρε, αφού συνοψίζει όλα αυτά που είχα στο μυαλό μου σχετικά με το θέμα και θα ήθελα να τα μοιραστώ μαζί σας.

Όπως αναφέρει στην εισαγωγή του άρθρου, η υλοποίηση παρουσιάσεων στο TED, αποτελεί μια διαδικασία, που ξεκινάει έξι με εννέα μήνες πριν το event και περιλαμβάνει κύκλους σχεδιασμού και αναθεώρησης του σεναρίου, επαναλαμβανόμενες πρόβες και αρκετές τελικές προσαρμογές, γεγονός που αποδεικνύει περίτρανα ότι στη ζωή τίποτα δεν είναι τυχαίο και ότι οι παρουσιάσεις που έχουν γράψει ιστορία είναι αποτέλεσμα σκληρής δουλειάς και μεγάλης προετοιμασίας. Η πραγματοποίηση μιας καλής ομιλίας απαιτεί προπόνηση και καθοδήγηση και οι βασικότερες συμβουλές που προτείνονται είναι οι ακόλουθες:

Σκέψου το σκελετό και τη ροή της ιστορίας – “frame your story”

Δεν υπάρχει περίπτωση να δώσεις μια καλή διάλεξη/ομιλία εάν δεν έχεις κάτι αξιόλογο να πεις. Το να συλλάβεις και να σχηματοποιήσεις την ιδέα της ομιλίας είναι το πιο σημαντικό κομμάτι της προετοιμασίας. Όταν δε αυτό συμβαίνει με τη διήγηση μιας ιστορίας, μεταφέροντας μηνύματα μέσω αλληγοριών τότε η παρουσίαση μετατρέπεται σε ένα ταξίδι εννοιών, σκέψεων και συναισθημάτων για το κοινό.

Οργάνωσε το περιεχόμενο της παρουσίασης – “plan your delivery”

Τις περισσότερες φορές, ειδικά οι αρχάριοι, γεμίζουν την παρουσίαση με όλα αυτά που θέλουν να πουν και καταλήγουν να διαβάζουν φορτωμένα slides που κουράζουν το ακροατήριο, το οποίο εγκαταλείπει την παρακολούθηση πριν τη λήξης της ομιλίας. Κάποιοι άλλοι χρησιμοποιούν τεχνικές όπου το κείμενο περνά υποτιτλισμένο στην οθόνη της σκηνής ή ακόμα χειρότερα κρατούν στα χέρια τους όλο το κείμενο της παρουσίασης και το διαβάζουν.

Η καλύτερη λύση και συμφωνώ με αυτή, ειδικά όταν δεν υπάρχει χρόνος να απομνημονεύσεις όλη την παρουσίαση, είναι σε κάθε slide να αναφέρονται επιγραμματικά τα βασικά σημεία και στη συνέχεια εφόσον γνωρίζει κανείς τι πρέπει να πει, να συνδέει σωστά το ένα slide με το άλλο.

Ανέπτυξε τη σκηνική σου παρουσία – “develop stage presence”

Για «νεοσύλλεκτους» στο αντικείμενο ένα από τα πιο δύσκολα κομμάτια των παρουσιάσεων είναι ο τρόπος που στέκονται μπροστά στο κοινό. Πολλοί αρχίζουν να κουνιούνται σαν εκκρεμές, άλλοι γυρίζουν την πλάτη στο κοινό για να διαβάσουν τα slides και κάποιοι έχουν τα χέρια στις τσέπες από αμηχανία.

Επίσης πολλοί παρουσιάζουν νευρικότητα και άγχος, αλλά αυτό δεν είναι απαραίτητα κακό αφού έτσι βρίσκεσαι σε εγρήγορση και ετοιμότητα. Εξάλλου το κοινό αναμένει ότι θα είσαι αγχωμένος και συχνά συμπάσχει μαζί σου. Αυτό που με βοηθάει σε τέτοιες καταστάσεις είναι η συμφιλίωση με το συναίσθημα αυτό, αφού για μένα αποτελεί σχεδόν μέρος της διαδικασίας και φυσικά οι βαθιές ανάσες.

Το σημαντικότερο όλων όπως αναφέρεται και έχω δει και εγώ ότι επηρεάζει το ακροατήριο είναι η οπτική επαφή και ο τόνος της φωνής. Έρευνες έχουν δείξει ότι το 55% του κοινού επηρεάζεται από την εικόνα, τις χειρονομίες και τον τρόπο που στέκεται και εκφράζεται ο παρουσιαστής, ένα 38% από τον τόνο της φωνής και μένει μόνο ένα 7% γι’αυτό καθαυτό το κείμενο, όπως περιγράφεται σε σχετικό άρθρο εδώ. Βέβαια για τη δική μας καθημερινότητα σημασία έχει το ποιος λέει τι αφού μερικές φορές έχεις χάσει το κοινό πριν ακόμα ξεκινήσεις.

Χρησιμοποίησε την τεχνολογία

Δε θα αναφερθώ στη χρήση του PowerPoint την οποία θεωρώ αυτονόητη, αλλά στη χρήση φωτογραφιών και video που μπορούν να μεταφέρουν πολύ πιο άμεσα και ουσιαστικά το μήνυμα που επιθυμούμε και σε προσεγμένα γραφικά και σχεδιαγράμματα που δείχνουν επαγγελματισμό και αρτιότητα περιεχομένου.

Οι επιτυχημένες παρουσιάσεις είναι ένα δύσκολο εγχείρημα και απαιτούν πολύ καλή προετοιμασία, καλή οργάνωση και σίγουρα αρκετή προπόνηση, αξίζει όμως τον κόπο γιατί η ανταμοιβή είναι μεγάλη τόσο για τον παρουσιαστή όσο και για το κοινό και κάποιες φορές αποτελούν μοναδική εμπειρία που μένει αξέχαστη.