Πώς να οργανώσετε ένα επιτυχημένο meeting
Όσα στελέχη εργαζόμαστε σε φαρμακευτικές εταιρείες και ειδικά σε πολυεθνικές, γνωρίζουμε ότι το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου μας το αφιερώνουμε σε κάθε είδους meeting που μπορεί να φανταστεί κανείς…
business review meeting, operational meeting, cycle meeting, budget meeting, management committee και τόσα άλλα που κουράζομαι μόνο που τα αναφέρω! Άλλο τόσο χρόνο και ίσως και περισσότερο αφιερώνουμε στη δημιουργία παρουσιάσεων για τα meeting αυτά, οπότε στο άκουσμα και μόνο της λέξης παθαίνουμε αλλεργία και η απογοήτευση είναι μεγάλη όταν μια τέτοια συνάντηση ολοκληρώνεται χωρίς αποτέλεσμα ή χωρίς σαφείς κατευθύνσεις.
Κάθε φορά επομένως που πρέπει εγώ να οργανώσω μια τέτοια συνάντηση, σκέφτομαι δύο φορές αν είναι όντως απαραίτητη και με ποιο τρόπο μπορεί να γίνει όσο τον δυνατόν πιο αποτελεσματική. Έχω καταλήξει λοιπόν στα εξής συμπεράσματα:
- Υπάρχει εναλλακτική;
Είναι όντως απαραίτητη η συνάντηση; Δεν υπάρχει πχ κανένας λόγος να γίνει ένα meeting και να σπαταλάται πολύτιμος χρόνος εάν το θέμα είναι αρμοδιότητα ενός και μόνο ατόμου και μπορεί να προχωρήσει χωρίς τις απόψεις άλλων συναδέλφων ή τμημάτων. Εάν όντως είναι αναγκαίο, τότε προχωράμε στο επόμενο σημαντικό βήμα…
- Ορίστε την ατζέντα
Μπορεί να ακούγεται παράξενο αλλά συμμετέχω κάποιες φορές σε συναντήσεις που δε γνωρίζω γιατί συμβαίνουν με αποτέλεσμα ο καθένας να αναφέρει ότι του κατέβει και να καταλήγουμε τελικά να συζητάμε για άσχετα θέματα. Είναι επομένως σημαντικό όλοι οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν από πριν το περιεχόμενο και το λόγο της συνάντησης ώστε να έρθουν κατάλληλα προετοιμασμένοι ενώ σε περίπτωση που η συζήτηση ξεφεύγει η υπενθύμιση του σκοπού να επαναφέρει όλους στην τάξη!
- Επιλέξτε σωστά τους συμμετέχοντες
Αφού ορίσετε την ατζέντα είναι σημαντικό να σκεφτείτε ποιους πρέπει να προσκαλέσετε και επίσης πως θα καταφέρετε να είναι εκεί. Συνήθως όσο πιο σημαντική η θέση στην εταιρεία αυτού που καλεί τη συνάντηση τόσο μεγαλύτερες πιθανότητες όλοι να συμμετέχουν αλλά εάν είσαστε άπειρος ή χωρίς ουσιαστική εξουσία, τα πράγματα είναι πιο δύσκολα. Τις πρώτες φορές που όριζα μια συνάντηση υπήρχε συνάδελφος που δεν εμφανιζόταν ποτέ, με τη δικαιολογία ότι είχε κανονίσει κάτι άλλο. Αναγκάστηκα κι εγώ να στέλνω από πριν ένα ενημερωτικό email για την προτεινόμενη ημέρα, ώρα και θεματολογία ώστε να εξασφαλίσω τη συμμετοχή αυτών που επιθυμούσα.
- Τηρείτε το χρόνο της συνάντησης
Αρχίστε την ώρα που έχετε συμφωνήσει και τελειώστε επίσης την ανάλογη ώρα. Δεν υπάρχει χειρότερη απογοήτευση από το να έχεις επείγοντα θέματα να επιλύσεις κι πρέπει παρόλα αυτά να περιμένεις σε μια αίθουσα να εμφανιστεί ο συντονιστής της συνάντησης, ο οποίος είναι άφαντος. Από την άλλη δεν υπάρχει χειρότερη εξουθένωση από μια συνάντηση που ξεπερνά κατά πολύ τον προγραμματισμένο χρόνο, λόγω ανούσιων τοποθετήσεων και διαφωνιών κι εσύ καταλήγεις να κοιτάς το ρολόι σου ή να ψάχνεις στην τσάντα για παυσίπονο.
- Καταλήξτε σε ένα πλάνο δράσης
Προς το τέλος της συνάντησης είναι σημαντικό να καταλήξετε στα επόμενα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουν, να ορίσετε αρμοδιότητες και χρονοδιαγράμματα και να μοιραστείτε το πλάνο αυτό στη συνέχεια με ένα σχετικό email. Το πλάνο αυτό θα είναι ο οδηγός και το άνοιγμα της επόμενης συνάντησης. Είναι σημαντικό στο τέλος της κάθε συνάντησης να είναι ξεκάθαρο το «ποιος κάνει τι και πότε»!
