10 πρακτικές για μια επιτυχημένη συνάντηση πωλήσεων

Η ετήσια συνάντηση πωλήσεων (annual sales meeting) των φαρμακευτικών εταιρειών, που λαμβάνει χώρα παραδοσιακά στις αρχές της χρονιάς αποτελεί μια από τις σημαντικότερες εσωτερικές εκδηλώσεις για κάθε εταιρεία και αν σχεδιαστεί σωστά μπορεί να ενεργοποιήσει με τέτοιο τρόπο τους συναδέλφους ώστε να επιτύχουν εξαιρετικές αποδόσεις. Πως όμως μια εταιρεία μπορεί να κινητοποιήσει, εκπαιδεύσει, επιβραβεύσει και γιορτάσει με τέτοιο τρόπο ώστε η ομάδα πωλήσεων όχι μόνο να επιτύχει το στόχο της αλλά να ξεπεράσει κάθε προσδοκία;

1. Το περιεχόμενο της συνάντησης θα πρέπει να είναι εναρμονισμένο με την εταιρική στρατηγική

Για να επιτευχθούν οι στόχοι της εταιρείας σε επίπεδο τζίρου και κερδοφορίας θα πρέπει ο στόχος της ομάδας πωλήσεων να υποστηρίζει τη συνολική εταιρική στρατηγική. Ο καλύτερος τρόπος για να συμβεί αυτό είναι στην έναρξη της συνάντησης να παρουσιασθούν από τον πρόεδρο/γενικό διευθυντή της εταιρείας τα μέχρι σήμερα επιτεύγματα της εταιρείας αλλά και το όραμα για το μέλλον συνδυασμένο με την επιχειρησιακή στρατηγική όσον αφορά νέα λανσαρίσματα, σημαντικές αποφάσεις και άλλα  project με τρόπο ξεκάθαρο και διαφανή ώστε να βοηθήσει τους συναδέλφους να δουν τη μεγάλη εικόνα και πως αυτοί συμβάλλουν στην επίτευξη ενός μεγαλύτερου στόχου. Στη συνέχεια οι υπεύθυνοι marketing και πωλήσεων μπορούν να αναφερθούν αναλυτικά στα αποτελέσματα ανά επιχειρησιακή μονάδα (business unit) και στη στρατηγική της επόμενης χρονιάς. Επίσης συνάδελφοι από τα τμήματα medical, market access, finance και HR μπορούν να παρουσιάσουν τα σημαντικότερα αποτελέσματα και τους εταιρικούς στόχους ανά τμήμα.

2. Ορίστε προσεκτικά την ατζέντα

Τα θέματα που συμπεριλαμβάνεις στην ατζέντα είναι κάποιες φορές το ίδιο σημαντικά με αυτά που αφήνεις εκτός, αλλά δυστυχώς δε γίνεται αλλιώς. Είναι γεγονός ότι αρκετοί θα ήθελαν να μιλήσουν για το αντικείμενο του τομέα ευθύνης τους και τα project που έχουν αναλάβει αλλά κάτι τέτοιο δεν είναι εφικτό επομένως είναι ευθύνη του συντονιστή της ατζέντας του sales meeting, να περιορίσει το χρόνο αυτό, όσο το δυνατόν περισσότερο. Θα μπορούσαν αυτοί οι συνάδελφοι να έχουν μια τέτοια δυνατότητα σε κάποιες μελλοντικές συναντήσεις και σίγουρα δε θα πρέπει να δίνεται χρόνος στον οποιονδήποτε το ζητάει. Επίσης σε καμία περίπτωση δε θα πρέπει να αναλώνεται χρόνος για ενημερώσεις που θα μπορούσαν να γίνουν μέσω email ή σε κατά τόπους συναντήσεις όπως πχ για θέματα γενικού εταιρικού ενδιαφέροντος, μικρά project κλπ Τέλος θα πρέπει να υπάρχει ευελιξία στη θεματολογία και να ζητείται από τον υπεύθυνο πωλήσεων ένα feedback από την ομάδα πωλήσεων πριν τη συνάντηση, σχετικά με τις ανάγκες που έχει αυτή την περίοδο και ποια θέματα θα προτιμούσαν οι ίδιοι να συμπεριληφθούν στην τελική ατζέντα. Αντί να μαντεύεις λοιπόν κάθε φορά ποια είναι η ανάγκη, έχεις απευθείας ενημέρωση για τα πραγματικά κενά και τους επιθυμητούς τρόπους ανάπτυξης της ομάδας.

3. Σωστή προετοιμασία

Η προετοιμασία του sales meeting θα πρέπει να γίνεται έγκαιρα ώστε να υπάρχει ο απαραίτητος χρόνος να ορισθούν οι σωστές ημερομηνίες ανάλογα με τις ανάγκες, να βρεθεί η κατάλληλη τοποθεσία που συνήθως είναι εκτός εταιρείας (παρόλο που έχει κόστος προτείνεται ως η καλύτερη λύση για τέτοιες περιστάσεις) και φυσικά να γίνει επικοινωνία με όλα τα τμήματα και τη γενική διεύθυνση ώστε να τεθούν οι προτεραιότητες και να δημιουργηθεί έγκαιρα η ατζέντα.

4. Δημιουργείστε μια ατμόσφαιρα υγειούς ανταγωνισμού

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης και ανάλογα με τις προτεραιότητες κάθε φορά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα παιχνίδι/quiz με σκοπό την υπενθύμιση αλλά και επιβεβαίωση σημαντικών γνώσεων για το φαρμακευτικό σκεύασμα, την επικοινωνιακή στρατηγική και τον ανταγωνισμό. Πριν αρκετά χρόνια κάναμε γραπτούς διαγωνισμούς, στη συνέχεια περάσαμε στα συστήματα tele-voting αλλά πλέον υπάρχουν εξαιρετικές εφαρμογές στα κινητά που είτε τις δημιουργούν εσωτερικά, τα τμήματα IT της κάθε εταιρείας, είτε γίνονται outsourcing ή ακόμα χρησιμοποιούνται δωρεάν εφαρμογές από το διαδίκτυο όπως είναι πχ το www.kahoo.it Την εφαρμογή την είδα για πρώτη φορά στην εκπαιδευτική ημερίδα digital4pharma που διοργάνωσε η εταιρεία get2work την προηγούμενη χρονιά και πραγματικά ενθουσιάστηκα.

4. Επιτρέψτε χρόνο για εποικοδομητικό διάλογο

Είτε είναι μια απλή βραδινή έξοδος είτε ένα επίσημο δείπνο, μια τέτοια πρωτοβουλία επιτρέπει στους ιατρικούς επισκέπτες διαφορετικών ομάδων να γνωριστούν καλύτερα και να ανταλλάξουν απόψεις. Το ίδιο βέβαια είναι απαραίτητο και για τους συναδέλφους από διαφορετικά τμήματα. Πρέπει να δοθεί χρόνος στον κόσμο να αποφορτιστεί, να διασκεδάσει και να μοιραστεί προβλήματα και επιτεύξεις. Μια άλλη ιδέα επίσης θα ήταν κατά τη διάρκεια της συνάντησης να δοθεί χρόνος ώστε να δημιουργηθεί ένα panel με αντιπροσώπους από όλα τα τμήματα της εταιρείας όπου η ομάδα πωλήσεων θα μπορέσει να θέσει ερωτήσεις και προβληματισμούς και να γίνει μια γόνιμη συζήτηση.

5. Μοιραστείτε επιτυχημένες επαγγελματικές στιγμές και τεχνικές

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να γίνουν καλύτεροι οι ιατρικοί επισκέπτες στην επικοινωνία τους με τους ιατρούς και κατά συνέπεια να βελτιώσουν τις αποδόσεις τους είναι να ακούσουν τις καλύτερες πρακτικές από συναδέλφους που επιτυγχάνουν εξαιρετικά αποτελέσματα. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να γίνει με διάφορους τρόπους όπως πχ με παρουσίαση των αποτελεσμάτων και των ενεργειών από τον καλύτερο πωλητή κάθε φορά ή με ένα panel με τους 3 καλύτερους πωλητές και ένα συντονιστή (το ρόλο αυτό θα μπορούσε να έχει κάποιος από την ομάδα πωλήσεων) που θα αναλάμβανε να αναδείξει τις καλύτερες πρακτικές αλλά και σημαντικότερα εμπόδια και τον τρόπο αντιμετώπισης αυτών μεταφέροντας ερωτήσεις και από το κοινό. Τέλος θα μπορούσε να είναι ένα μικρό video σε στυλ συνέντευξης που θα έχει δημιουργηθεί πριν με τη συμμετοχή του καλύτερου πωλητή και θα παρουσιαστεί στην ομάδα κατά τη διάρκεια του cycle meeting. Στη συνέχεια θα μπορεί να είναι διαθέσιμο (on demand) στην εταιρική ιστοσελίδα για εκπαιδευτικούς σκοπούς.

6. Μην ξεχνάτε τους πελάτες σας

Όταν δημιουργείται η ατζέντα είναι σημαντικό δοθεί χρόνος ώστε να ακουστεί η άποψη ενός σημαντικού key opinion leader, ο οποίος θα αναφέρει ποια είναι τα προφίλ ασθενών που προτείνει το σκεύασμά μας και σε ποια επιλέγει τον ανταγωνισμό και γιατί. Θα μπορούσε μια τέτοια πρωτοβουλία να γίνει επίσης με κάποιο video  σε στυλ συνέντευξης αλλά και με παρουσίαση κατά τη διάρκεια του meeting. Μια τέτοια πρωτοβουλία αποτυπώνει γρήγορα και αντικειμενικά τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του ανταγωνισμού αλλά και τα δικά μας, κατευθείαν από αυτόν που είναι πιο σημαντικός για εμάς… τον ιατρό!

7. Αναγνωρίστε και επιβραβεύστε τους καλύτερους

Η αναγνώριση και επιβράβευση είναι καθοριστικής σημασίας σε κάθε ομάδα, πόσο μάλλον στην ομάδα πωλήσεων. Η επιβράβευση των κορυφαίων ιατρικών επισκεπτών είναι σημαντική όχι μόνο γιατί το αξίζουν και το αναμένουν αλλά και γιατί είναι ευκαιρία με αυτό τον τρόπο οι νέοι συνάδελφοι αλλά και όσοι δεν τα κατάφεραν όπως θα ήθελαν, να «ζηλέψουν» με την καλή έννοια μια τέτοια αναγνώριση και να θέσουν υψηλότερους στόχους την επόμενη χρονιά.

8. Προσέξτε τις λεπτομέρειες

Ένας ωραίος συνεδριακός χώρος, η τοποθεσία που έχει επιλεγεί αλλά και ένα καλό φαγητό είναι πολύ σημαντικά. Θέλουμε οι άνθρωποί μας να περάσουν καλά και να ανταλλάξουν απόψεις. Επιτυγχάνεις καλύτερα αυτούς τους στόχους και κινητοποιείς περισσότερο τον κόσμο όταν υπάρχουν αυτές οι προϋποθέσεις που καμιά φορά αποκτούν διεκπεραιωτικό χαρακτήρα  ενώ δε θα έπρεπε. Θα πρέπει να ξεκαθαρίζεται η σημασία της εκδήλωσης και οι στόχοι της στον pharma convention manager ώστε να αντιλαμβάνεται και αυτός τη σημασία του ρόλου του αλλά και να αναγνωρίζεται δημόσια η συμβολή του στο τέλος του event.

9. Ζητείστε αξιολόγηση της εκδήλωσης
   

Σε κανέναν δεν αρέσει να τον αξιολογούν, με την αυστηρή έννοια της λέξης, αλλά στην περίπτωσή μας μια εποικοδομητική ανατροφοδότηση για την ατζέντα, τη θεματολογία και τους ομιλητές και τα επιμέρους διαδικαστικά είναι σημαντική για τη βελτίωση μιας τόσο σημαντικής εκδήλωσης. Συνήθως μοιράζονται φόρμες αξιολόγησης αλλά μπορείς να αντιληφθείς τον παλμό επί τόπου, μετά το τέλος κάθε ενότητας κάνοντας μια «δημοσκόπηση» της στιγμής για να δεις αντιδράσεις. Επίσης δείχνεις με αυτό τον τρόπο ότι νοιάζεσαι και παίρνεις στα σοβαρά τη γνώμη αυτών στους οποίους απευθύνεσαι.

10. Δώστε προσοχή στο κλείσιμο της συνάντησης

Είναι σημαντικό πριν τελειώσει το sales meeting και οι ιατρικοί επισκέπτες αναχωρήσουν για τους τομείς ευθύνης τους, να μπορούν να απαντήσουν στην ερώτηση «τι κάνουμε από Δευτέρα;». Επομένως την τελευταία ημέρα θα πρέπει να γίνει μια σύντομη αναδρομή στο περιεχόμενο της συνάντησης και τα βασικότερα σημεία, αλλά και να δοθούν κατευθύνσεις για το επόμενο διάστημα, τις οποίες θα πρέπει να ακολουθήσουν οι ιατρικοί επισκέπτες υπό την καθοδήγηση των pharma region managers. Επίσης καλό θα ήταν στην αρχή της επόμενης εβδομάδας να αποσταλεί ένα email σε όλους τους συμμετέχοντες με τα βασικότερα σημεία του meeting. Τέλος σε σύντομο χρονικό διάστημα πχ στον επόμενο μήνα να ζητηθεί ένα feedback από τους region/area/first line managers για την εφαρμογή της στρατηγικής αλλά και ίσως να γίνει μια αξιολόγηση της ομάδας σε επίπεδο γνώσεων, τεχνικών και χρήσης των απαιτούμενων εργαλείων.

Εμείς ολοκληρώσαμε με επιτυχία τη συνάντηση πωλήσεων της ομάδας την προηγούμενη εβδομάδα. Εύχομαι και σε εσάς καλή επιτυχία και θα χαρώ πολύ να μοιραστείτε μαζί μας τις δικές σας προτάσεις και εξαιρετικές τεχνικές, τι λέτε;

Καλή χρονιά!!!