Η άλλη όψη ενός πανελληνίου ιατρικού συνεδρίου | pharmawoman.gr

Η συμμετοχή μιας φαρμακευτικής εταιρείας, στο πανελλήνιο ιατρικό συνέδριο, που άπτεται άμεσα της θεραπευτικής κατηγορίας στην οποία δραστηριοποιείται, αποτελεί ίσως την πιο σημαντική προωθητική δραστηριότητα της χρονιάς και τα τμήματα πωλήσεων, μάρκετινγκ και ιατρικό έχουν την τιμητική τους.

Η προετοιμασία ξεκινά μήνες πριν, με την ανακοίνωση του χορηγικού πακέτου από τη διοργανώτρια επιστημονική εταιρεία και ακολουθεί αγώνας δρόμου, αρχικά του τμήματος μάρκετινγκ για να διεκδικήσει την καλύτερη ώρα για το δορυφορικό συμπόσιο ή τη δορυφορική διάλεξη, αλλά και την καλύτερη θέση του εκθεσιακού περιπτέρου, αφού πρώτα φυσικά έχει πείσει τη γενική διεύθυνση για την αξία και το ύψος της σχετικής επένδυσης.

Τη σκυτάλη αναλαμβάνει η ομάδα πωλήσεων που θα πρέπει να επιλέξει έγκαιρα τους ιατρούς, στους οποίους θα χορηγήσει τη συμμετοχή.

Το ιατρικό τμήμα σε συνεργασία επίσης με το τμήμα μάρκετινγκ θα πρέπει να αποφασίσει τη θεματολογία του δορυφορικού συμποσίου και να επιλέξει προεδρείο και ομιλητές. Στη συνέχεια ξεκινά η διαδικασία δέσμευσης των ομιλητών και η δημιουργία των σχετικών συμβάσεων, σε συνεργασία με το τμήμα συμμόρφωσης, ώστε να τηρούνται η εγκύκλιος του ΕΟΦ, ο κώδικας δεοντολογίας του ΣΦΕΕ, αλλά και οι εσωτερικές διαδικασίες της εταιρείας. Ειδικά αν αποφασισθεί συμμετοχή και ξένου ομιλητή η πολυπλοκότητα αυξάνει, αφού απαιτούνται επιπλέον ενέργειες (ενημέρωση των κεντρικών, διασφάλιση διαθεσιμότητας, διευθέτηση των όρων συμμετοχής σε συμφωνία με τις αρχές της χώρας του ομιλητή κλπ)

Παράλληλα το τμήμα μάρκετινγκ θα πρέπει να αποφασίσει το εικαστικό του εκθεσιακού περιπτέρου, ώστε να είναι σε αρμονία με την τρέχουσα επικοινωνιακή καμπάνια και ακολουθούν αντίστοιχα όλα τα εικαστικά, όπως προσκλήσεις δορυφορικού, καταχωρήσεις στο πρόγραμμα του συνεδρίου, email campaigns κλπ

Στη συνέχεια και ανάλογα με τις διαδικασίες του τμήματος προμηθειών συλλέγονται οι απαιτούμενες προσφορές, ώστε να επιλεχθεί ο κατάλληλος προμηθευτής για το σχεδιασμό και την κατασκευή του περιπτέρου και να ξεκινήσει η υλοποίηση. Λογότυπα, καμπάνιες και σκευάσματα χορεύουν στην οθόνη του υπολογιστή μέχρι να αποφασιστεί το τελικό σχέδιο.

Καθώς πλησιάζουμε προς το συνέδριο η ομάδα πωλήσεων εντείνει την ενημέρωση των συνέδρων προσπαθώντας να δεσμεύσει τη συμμετοχή τους στο δορυφορικό συμπόσιο. Είναι γνωστό ότι ένας από τους σημαντικότερους δείκτες επιτυχίας, συμμετοχής μιας φαρμακευτικής εταιρείας σε ένα τέτοιο συνέδριο είναι κυρίως το πόσο θα γεμίσει η αίθουσα κατά τη διάρκεια του δορυφορικού. Μια γεμάτη αίθουσα βέβαια εξαρτάται από πολλούς παράγοντες, όπως η θεματολογία και η ώρα του δορυφορικού, το κύρος των ομιλητών, ο αριθμός εγγραφών που έχει εξασφαλίσει η εταιρεία, αλλά κυρίως η επικοινωνία και η δέσμευση που έχει επιτύχει ο ιατρικός επισκέπτης.

Ένα τέτοιο συνέδριο διαρκεί περίπου 3 ημέρες και αυτό σημαίνει πολύωρες βάρδιες από την ομάδα πωλήσεων, με σκοπό να συναντήσουν όσο το δυνατόν περισσότερους επαγγελματίες υγείας και να τους ενημερώσουν για οτιδήποτε νέο αφορά στα σκευάσματα που προωθούν. Συνήθως η βάρδια κλείνει με κάποιο γεύμα εργασίας που έχει οργανωθεί και έτσι η κούραση είναι πραγματικά μεγάλη.

Αποκορύφωση αποτελεί η ημέρα του δορυφορικού συμποσίου της κάθε εταιρείας, όπου κάθε φορά βλέπεις την αγωνία στα μάτια των συναδέλφων για το αποτέλεσμα, αλλά και την ανακούφιση και χαρά όταν η αίθουσα είναι γεμάτη. Ακόμα και οι συνάδελφοι από τα ανταγωνιστικά στρατόπεδα σου εύχονται καλή τύχη και το ίδιο κάνεις κι εσύ, σε μια άτυπη συμφωνία για τη σημαντικότητα της στιγμής.

Το δικό μας συνέδριο, το πανελλήνιο πνευμονολογικό, μόλις ξεκίνησε και εύχομαι σε όλους καλή δύναμη και καλή επιτυχία.

Σας περιμένουμε!!