10 tips για μια επιτυχημένη επιστημονική εκδήλωση

Με την έναρξη της καινούριας χρονιάς ξεκινάει ένας νέος κύκλος επιστημονικών εκδηλώσεων, από τις φαρμακευτικές εταιρείες, που πολλές φορές συμπίπτει με λανσαρίσματα νέων σκευασμάτων ή εγκρίσεις νέων ενδείξεων, οπότε τα τμήματα marketing, medical και sales έχουν την τιμητική τους! Παρόλο που οι εκδηλώσεις αυτές απαιτούν πολύ κόπο, χρόνο και χρήμα είναι απαραίτητες για να ενισχύσουν την επικοινωνία των νέων δεδομένων, προς τους επαγγελματίες υγείας, αλλά και μια ευκαιρία για socializing και networking. Με αφορμή και τη δική μας πρώτη φετινή εκδήλωση μοιράζομαι μαζί σας μερικές συμβουλές για μια επιτυχημένη προσπάθεια…

#1 Σωστός προγραμματισμός

Είναι σημαντικό να γίνει έγκαιρα συνάντηση όλων των εμπλεκόμενων τμημάτων (marketing, medical, sales κλπ) και να καθοριστούν οι στόχοι, το περιεχόμενο, οι ομιλητές, η ημερομηνία και η τοποθεσία και να δοθούν οδηγίες και αρμοδιότητες ανά τμήμα (πχ το medical και το marketing θα αναλάβει την επιλογή των ομιλητών, την ενημέρωση αυτών και τη δημιουργία του επικοινωνιακού υλικού, ο υπεύθυνος διοργάνωσης εκδηλώσεων θα προτείνει χώρους και θα συλλέξει προσφορές και διαθεσιμότητες, η ομάδα πωλήσεων θα αναλάβει να προσκαλέσει τους συμμετέχοντες κλπ).

#2 Έγκαιρη υποβολή προς έγκριση της εκδήλωσης στον ΕΟΦ

Εμείς επιλέγουμε κυρίως εκδηλώσεις υψηλού επιστημονικού περιεχομένου και όχι αμιγώς προϊοντικές παρουσιάσεις, οπότε απαιτείται έγκριση της εκδήλωσης από τον ΕΟΦ πριν αυτή λάβει χώρα και αυτό καθιστά τον έγκαιρο προγραμματισμό απαραίτητο και φυσικά την προσεκτική συλλογή και υποβολή όλων των δικαιολογητικών.

#3 Προσεκτική επιλογή ομιλητών και θεματολογίας

Η επιλογή της θεματολογίας και των ομιλητών είναι σημαντική αφού ένα ενδιαφέρον πρόγραμμα και ένα υψηλό επίπεδο ομιλητών θα κεντρίσει το ενδιαφέρον των ιατρών. Μην ξεχνάμε ότι κατά καιρούς λαμβάνουν χώρα αρκετές εκδηλώσεις και οι ιατροί δε θα μας διαθέσουν εύκολα το λιγοστό και πολύτιμο ελεύθερο χρόνο τους.

#4 Εύκολα προσβάσιμος χώρος

Η επιλογή του χώρου της εκδήλωσης παίζει σημαντικό ρόλο αφού θα πρέπει να εντυπωσιάζει με το κύρος, την αισθητική, τη λειτουργική του επάρκεια και την τεχνολογική πληρότητα. Επίσης θα πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμος με το μετρό (για την Αθήνα) ή να έχει τουλάχιστον διαθέσιμο πάρκινγκ που ιδανικά θα είναι δωρεάν για τους συμμετέχοντες. Επίσης θα πρέπει να διαθέτει όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό για συνεδριακού τύπου εκδηλώσεις όπως πχ σωστή ηχητική κάλυψη, καλές υποδομές όσον αφορά αίθουσα, χώρο εστίασης κλπ.

#5 Επιλογή αίθουσας ανάλογα με τον αριθμό συμμετεχόντων

Είναι σημαντικό από την αρχή να τεθεί ένας στόχος για τον αναμενόμενο αριθμό συμμετεχόντων ώστε η επιλογή του μεγέθους της αίθουσας να είναι η κατάλληλη. Είναι άστοχο να επιλεγεί μια τεράστια αίθουσα τη στιγμή που ο αριθμός συμμετεχόντων που αναμένεται είναι πολύ μικρότερος αλλά και το αντίστροφο. Λίγες ημέρες πριν την εκδήλωση είναι χρήσιμο να γίνει επανεκτίμηση του αναμενόμενου αριθμού ώστε αν είναι εφικτό να προσαρμοστούν κατάλληλα και οι θέσεις στην αίθουσα.

#6 Ακριβής πρόβλεψη κόστους

Με βάση το στόχο και τις προϋποθέσεις που έχουν τεθεί θα πρέπει να γίνει και μια σωστή πρόβλεψη κόστους ώστε να δεσμευθεί το αντίστοιχο budget και να μη βρεθούμε προ εκπλήξεων. Η απαιτούμενη πλέον διαδικασία έγκρισης από τον ΕΟΦ περιλαμβάνει και αναφορά του κόστους της εκδήλωσης και μάλιστα θέτει και ανώτατα όρια με βάση τον προϋπολογισμό οπότε υπάρχει ένα δίχτυ ασφαλείας έτσι και αλλιώς.

#7 Αξιοποίηση της ψηφιακής τεχνολογίας

Στην αιχμή της ψηφιακής εποχής το φαρμακευτικό μάρκετινγκ θα πρέπει να ανανεώνεται και να αξιοποιεί στο έπακρο τις νέες τεχνολογίες με σκοπό μια πολυκαναλική επικοινωνία/εμπειρία για τον πελάτη (omnichannel experience). Πιο συγκεκριμένα, η εφαρμογή email campaign όσον αφορά στην ηλεκτρονική αποστολή της πρόσκλησης της εκδήλωσης υποστηρίζει την προσπάθεια της ομάδας πωλήσεων αρκεί βέβαια να τηρούνται οι προϋποθέσεις για τέτοιου είδους επικοινωνίες ειδικά ενόψει των νέων κανονισμών για την προστασία δεδομένων (GDPR). Επίσης η δυνατότητα live streaming της εκδήλωσης είναι σημαντική για όσους ιατρούς δε μπορούν τελικά να συμμετέχουν και ειδικά για όσους βρίσκονται σε απομακρυσμένες περιοχές (πχ νησιά)

#8 Προσοχή στις λεπτομέρειες

Είναι σημαντικό όχι μόνο το περιεχόμενο της εκδήλωσης αλλά και οι υπόλοιπες παροχές να είναι ικανοποιητικές όπως πχ το φαγητό μετά την εκδήλωση, ο χώρος διαμονής εάν υπάρχουν διανυκτερεύσεις αλλά και η παρουσία των συνεργατών της εταιρείας που φιλοξενεί την εκδήλωση. Επίσης φροντίστε λίγο πριν την έναρξη των ομιλιών να δώσετε στο προεδρείο το πρόγραμμα της εκδήλωσης για τον καλύτερο συντονισμό.

#9 Ζητείστε feedback

Στο τέλος της εκδήλωσης είναι απαραίτητο να ζητήσετε ανατροφοδότηση σχετικά με το περιεχόμενο, τους ομιλητές και τα logistics της εκδήλωσης από τους συμμετέχοντες μέσω της ομάδας πωλήσεων, είτε εκείνη τη στιγμή σαν μια mini δημοσκόπηση, είτε τις επόμενες ημέρες στο ιατρείο. Επίσης είναι σημαντικό να γίνει αντίστοιχη συζήτηση και ανάμεσα στα τμήματα της εταιρείας ώστε να εντοπισθούν τυχόν αδυναμίες και σημεία προς βελτίωση.

#10 Εκμεταλλευτείτε την εκδήλωση

Είναι σημαντικό το επόμενο διάστημα η ομάδα πωλήσεων να εκμεταλλευτεί μια επιτυχημένη εκδήλωση και να χρησιμοποιήσει ενδιαφέροντα θέματα που συζητήθηκαν εκεί, για το άνοιγμα της ιατρικής επίσκεψης αλλά και στην επιχειρηματολογία προς τον ιατρό. Επίσης θα μπορούσε να σταλεί ένα ευχαριστήριο email προς τους συμμετέχοντες που θα περιλαμβάνει link με τα video των παρουσιάσεων, σε αντικατάσταση των έντυπων περιλήψεων που δίνονταν παλαιότερα ή των CD.